Dateien organisieren

Regeln für die Organisation digitaler Forschungsdaten festzulegen, ist für die eigene Arbeit und die Arbeit im Team hilfreich. Die Organisation von Dateien umfasst eine nachvollziehbare und konsistente Ordnerstruktur, Versionierung und Dateibenennung.

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Warum Dateien organisieren? – ArbeitseffizienzOrdnerstrukturVersionierungDateibenennungWeiterführende Informationen und Quellen

Fragen Sie sich auch manchmal, welches die finale Version war? Haben Sie schon mal eine Datei versehentlich gelöscht oder verschoben? Die eigenen Dateien systematisch zu organisieren hilft dabei, Forschungsarbeit effizient zu gestalten: für sich selbst, für die Arbeit im Team und nach Projektende, wenn es darum geht, Daten langfristig zu sichern und zu teilen.   

Durch systematische Dateiorganisation können Sie Dateien schneller finden und behalten den Überblick. Zudem reduziert sich das Risiko, dass Dateien versehentlich gelöscht oder überschrieben werden.

Im Stamp, dem „Standardisierten Datenmanagementplan für die Bildungsforschung“ ist folgender Standard definiert: 

„Daten und Begleitmaterialen werden im Projektverlauf und soweit nötig darüber hinaus systematisch gespeichert, in einem zugriffsgeschützten Back-Up-System gesichert und ihre Nutzbarkeit gewährleistet.“

Die aufzubauende Ordnerstruktur ist abhängig von den spezifischen Rahmenbedingungen eines Projekts. Diese geben eventuell einen bestimmten Ablageort oder eine bestimmte Sortierung vor. Von Bedeutung sind die Art und Anzahl unterschiedlicher Datentypen, das erwartete Dateivolumen, die datenschutzrechtliche und ethische Sensibilität der Daten sowie Urheberrechte und Lizenzen.

Richtlinien

• Die Ordnerstruktur ist idealerweise hierarchisch gegliedert, umfasst maximal drei Ebenen und baut inhaltlich klar und konsistent aufeinander auf. 
• Es empfiehlt sich, eine Readme-Datei anzulegen, in der alle Regeln zur Ordnerstruktur aufgeführt sind.
• In größeren Projektteams sollten zudem Verantwortlichkeiten festgelegt werden, das heißt, welche Personen neue Ordner erstellen und den Zugriff regeln.

Mögliche Kategorien für die Ordnerstruktur

Folgende Kategorien kommen in Betracht, um die Ordner zu sortieren:

• Teilprojekte, Arbeitspakete oder Funktionseinheiten innerhalb eines Projekts
• Personen
• Datum oder Zeitraum, wie Monate oder Quartale
• Inhalte der Ordner oder Ordnertypen, wie Forschungsdaten oder Datentypen, Publikationen und Berichte, Datenanalysen, Konferenzen, Literatur, Projektkoordination
• Art der Dateien, Formate

Um verschiedene Stadien der Bearbeitung von Dateien nachvollziehen und unterscheiden zu können, empfiehlt sich eine konsequente Versionierung. Versionierungen können im Dateinamen, in der Datei selbst oder in einem gesonderten Dokument vorgenommen werden.

Richtlinien

• Jede Änderung sollte vermerkt werden. 
• Veraltete Versionen sind getrennt zu speichern, zu verwerfen oder zu löschen. 
• Die originale Kopie sollte stets erhalten bleiben. 
• Die Regeln der Versionierung sind so zu beschreiben, dass sie für andere nachvollziehbar sind. 

Möglichkeiten der Versionierung

Informationen zur Version können im Dateinamen enthalten sein oder – ausführlicher – innerhalb des Dokuments, beispielsweise in Tabellenform.

Im Dateinamen kann zwischen größeren und kleineren Änderungen unterschieden werden:

• größere Änderungen: Dateiname_v1.0 wird zu Dateiname_v2.0
• kleinere Änderungen: Dateiname_v1.1 wird zu Dateiname_v1.2

Nicht zu empfehlen sind Dateibenennungen wie „Beispieldatei_Original1“, „Beispieldatei_Bearbeitung“, „Beispieldatei_Bearbeitung2“, „Beispieldatei_final“, „Beispieldatei_final2“.

Tipp: Eine Auto-Back-up-Software kann das Speichern oder Archivieren mehrerer Versionen ersetzen, eine Kontrollsoftware kann die Versionierung überprüfen. Oder Sie nutzen Software mit automatischer Bearbeitungshistorie.

Versionierung kann auch in der Datei selbst oder in einem gesonderten Dokument festgehalten werden.

Die Art und Weise der Benennung von Dateien ist ein wichtiger Baustein der Dateiorganisation. Eine klare Dateibenennunghilft dabei, Dateien innerhalb eines Ordners eindeutig unterscheiden zu können und verhindert Probleme, insbesondere wenn mehrere Personen gemeinsam an Dateien arbeiten. Dateinamen dienen der Übersichtlichkeit, wenn Dateien logisch sortiert angezeigt werden.

Tipp: Es gibt Software, die eine automatische Umbenennung von Dateien ermöglicht.

Richtlinien

• Möglichst kurze Benennungen: Die Namen so kurz wie möglich und so lang wie nötig wählen. Ein grober Richtwert für die maximale Länge eines Dateinamens sind 30 Zeichen. Lange Namen und zu viele Ebenen vermeiden, damit nicht die zulässige Pfadlänge von Windows (255 Zeichen) überschritten wird.
• Einheitliche und konsistente Benennung:  Im Dateinamen immer dieselben Elemente in einer festgelegten Reihenfolge nutzen. Beispiel: Datum, Inhalt, Namenskürzel, Version, YYYYMMDD_stichprobeX_ag _v1
• Maschinenlesbare Benennung: Leerzeichen, Sonderzeichen ($, @, %, #, &, *, ., (), !, /, ?) sowie Umlaute gilt es zu vermeiden. Für Ordner- und Dateinamen am besten die Buchstaben a bis z, die Zahlen 0 bis 9 und Unterstriche verwenden. Großbuchstaben und Bindestriche können verwendet werden, wenn die verwendete Software diese unterscheiden kann.
• Sinnvolle Sortierung erzeugen: Die Dateinamen so wählen, dass sie automatisch eine sinnvolle Sortierung der Dateien in Ordner erzeugen. Merkmale, nach denen sortiert werden soll, daher vorne im Dateinamen platzieren. Beispiel: Sortierung nach Datum, YYYYMMDD
• Einen den Inhalt beschreibenden Namen wählen: Je besser der gewählte Name die Datei- oder Ordnerinhalte abbildet, umso leichter wird er von den Nutzenden verstanden. Zu empfehlen sind eindeutige Namen anstelle von generischen Namen wie „Daten“ und „Text“, um Verwechslungen zu vermeiden.
• Eine Readme-Datei zur Dokumentation der Regeln anlegen: Allen Beteiligten Zugang zu den Regelungen ermöglichen, um sie konsistent anwenden zu können.

Mögliche Bestandteile von Dateinamen

Folgende Informationen können Bestandteile von Dateinamen sein:

• Inhaltsstichwort oder Kurztitel, Beispiel: 2010-08-11_bioassay_toxicity_V1.sps
• Name oder eindeutiges Kürzel der entsprechenden Bearbeiter*innen /Ersteller*innen/Verantwortlichen
• Name des Forschungsteams/der Abteilung
• Datum der Erstellung/Änderung Publikation im Format Jahr-Monat-Tag: JJJJ-MM-TT oder JJJJ-MM oder JJJJ-JJJJ oder JJMMTT, Beispiel: 2006-03-24_Dateibeschreibung
• Bearbeitungsstadium, wie Original, Entwurf, korrigiert, Ausschnitt, gefiltert
• Versionsnummer
• Projektnummer